仕事ノートの書き方とは?できる人の使い方やまとめ方のアイデアを紹介

仕事でノートは使いますか?新人であれば、仕事を覚えるためにノートにメモを取る機会も多いはずです。ベテランになっても、取引先とのやり取りや仕事のアイデア、打ち合わせの内容など、仕事をしていればノートにメモをすることはありますよね。こういった仕事ノートの使い方が上手な人は仕事が出来る人が多いです。こちらでは、仕事ノートの書き方、まとめ方のアイデアをご紹介していきます!

仕事ノートの書き方とは?できる人の使い方やまとめ方のアイデアを紹介

目次

  1. 仕事が出来る人はノートの使い方が上手い
  2. 継続しやすい仕事ノートの書き方は日記風にメモする
  3. ノートは2冊用意すると仕事がしやすくなる
  4. 略称の使い方をマスターして仕事ノートの書くスピードを上げる
  5. 仕事ノートを見やすくるアイデアは付箋を利用
  6. データ化する予定のある仕事ノートの書き方は1ページ締め
  7. 仕事ノートのページを真ん中で区切ることで見やすくなる
  8. 仕事ノートのマーカーの使い方のアイデアは?
  9. ノートもこだわって選ぶと仕事が楽しくなる
  10. 仕事ノートのまとめ方を覚えて仕事が出来る人になろう

仕事が出来る人はノートの使い方が上手い

仕事をしているとノートにメモをとる機会は多いものです。仕事内容を覚えるため、仕事のアイデアを書き留めるため、打ち合わせの内容や取引先の特徴をノートにメモすることもあるはずです。仕事ノートにToDoリストを書き込む方もいるかもしれません。仕事ノートを毎日使っていると、そのノートが自分のお守りのように大切なものになっていきます。

そして、仕事ノートの書き方やまとめ方が上手な人は仕事が出来る人が多いです。こちらでは、仕事ノートの書き方やまとめ方のアイデアをご紹介します!仕事でノートを使っているけれど書き方が分からない方、仕事を効率的に進めたいと感じている方はぜひ参考にしてみて下さい!きっと仕事ノートを今すぐ作りたくなるはずです!

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継続しやすい仕事ノートの書き方は日記風にメモする

いざ仕事ノートを作ってみても書き方に悩みますよね。仕事ノート初心者の方は難しいことは考えず、日付ごとにノートのメモをとるのがおすすめです。日記のような感じでメモをとりましょう。初めからノートの使い方に色々なルールを設けてしまうとメモをとること自体が億劫になってしまうからです。見やすいノートの書き方は、日付と分類と内容に分けて書くことです。

例えば、業務内容の変更をメモするのであれば「2018.4.25/業務/(具体的な変更内容)」のように書くといいでしょう。日付の隣にカテゴリーを書くことで、後から見返した時にメモを見つけやすくなるのでおすすめです。ノートのまとめ方として、次の日付のメモを書き出す時は少しスペースを空けると使いやすくなります。スペースがあることで、追記しやすくなるからです。

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ノートは2冊用意すると仕事がしやすくなる

面倒でなければノートを2冊用意するのもおすすめです。1冊は先程ご紹介したように、日付ごとにメモを取るノートにします。そしてもう1冊はカテゴリーごとにページをわけて記入したまとめノートです。カテゴリーごとに分けられたノートは調べる時に時間がかからずに便利です。

最初からカテゴリーわけした書き方をすればいいのではないかと思う方もいるかもしれませんが、これは効率的ではありません。仕事のメモというのは、早さも大切です。カテゴリーわけする時に時間を取られたりすれば、正確なメモがとれない可能性もあります。

ノートを2冊用意するのが面倒という方は、前からは日付ごとのメモ、後ろからはカテゴリー別のまとめメモなど使い方を工夫するのもいいかもしれません。大事なのは、後に見直した時に仕事の役に立つノートになっていることです。

略称の使い方をマスターして仕事ノートの書くスピードを上げる

仕事のメモをとる時はスピードも大切です。ノートを作るのが仕事になってしまわないようにしましょう。メモは素早くとり、内容も正確にとらなければなりません。効率的なノートの書き方は、略称を上手に使うことです。会社名などは頭文字をとってA社と書くといいでしょう。A社が2つある場合は、A〇社のようにアルファベット2文字にして見分けられるようにしましょう。

略称は社名に限りません。例えば、会議であればミーティングの略称でMTG、優先順位の高い内容であれば、as soon as possibleの略でASAP、締め切りはENDで「資料END」のような使い方ができます。略称の使い方を覚えるとメモをとるの早くなります。自分なりの略称をつくるのもおすすめです。ただし、略称だらけでかえって分かりづらくならないように注意してください。

仕事ノートを見やすくるアイデアは付箋を利用

仕事ノートを見やすくするまとめ方は、付箋を上手に使うことです。ノートにメモをとっている時、メモの内容が今回限りで後に見返すことがない内容の場合もありますよね?例えば「資料を課長に確認」「会議室に資料を準備」などの内容は、その場限りのものです。他には、不確定の内容の時もあります。会議や来客の時間が未定な場合などです。

このように後に不要になるメモや内容が不確定のメモは付箋に書き込んで、ノートに貼るようにしましょう。必要のない情報が多いノートは見づらく、使いにくいものになってしまいます。付箋を使えば後から捨てることもでき、ノートに書き込む情報を必要なものに限定できます。自分のノートが見づらいと感じている方は、ぜひ付箋を使ってみて下さい!

データ化する予定のある仕事ノートの書き方は1ページ締め

会議の内容や打ち合わせの内容、仕事のアイデアなどは、後にデータ化したいと思うこともあるかもしれません。データ化してスマホにデータをうつせば、手軽にノートの内容を確認することができます。このようにデータ化する可能性があるのであれば、1ページに複数の情報をいれないほうがいいでしょう。会議や打ち合わせごとに1ページ使ってメモをとりましょう。

1ページにひとつの内容にしておけば、後々データ化した時に見やすくなります。仕事に役立つノートをつくる時は、そのノートをどのように活用していきたいかを考えてつくりましょう。ノートにメモをすることがゴールにならないようにしてくださいね!

仕事ノートのページを真ん中で区切ることで見やすくなる

仕事ノートのまとめ方のアイデアとして、ページを真ん中で区切るという方法があります。例えば、会議でメモをとる時に左側には会議で聞いた内容を書きます。右側には会議の内容を聞いて疑問に思ったこと、確認すべきことなどを記入しておけば、会議後に自分がすべきことが整理されたノートが出来上がります。ノートの使い方は自由なので自分に合った使い方をしましょう。

左側には日付ごとのメモ、右側はToDoリストにしたり、自分の反省点などを書いてもいいでしょう。線は縦線で区切らず、横線で区切ってもいいです。1日ごとにページを変えるやり方の方が使いやすい場合もあります。自分がメモをしやすいノートの作り方、後に見返す時に見やすい書き方を意識しましょう。ノートの作り方を工夫すれば、後にあなたの役に立ってくれるはずです!

仕事ノートのマーカーの使い方のアイデアは?

仕事ノートを作る時は、マーカーを活用すると見やすくなります。例えば、メモの中でもToDoリストになるものはマーカーをひくと分かり易くなります。メモをとる時はスピードを重視するシーンもあるので、後から見返した時に自分がすべきことが一瞬では分からない場合もあります。そんな時はマーカーをひいておけば、目につくのでおすすめです。

マーカーの色は統一することをおすすめします。ToDoリストにあたる内容はピンク、確認が必要な内容は黄色など分類わけすることで分かり易いノートをつくることができます。優先度で色を変えるのもいいかもしれません。注意したいのが、色が多すぎるとかえって見づらくなってしまうことです。後からノートを見返すことを考えて、3色程度におさえるといいでしょう。

ノートもこだわって選ぶと仕事が楽しくなる

仕事ノートは毎日使うもので、自分がこれからしていく仕事の軌跡にもなります。そして、自分が仕事をする上で貴重な財産になるものです。そのため、ノート選びも大切です。まず、サイズです。鞄に入る大きさで持ち運びできるものにしましょう。分量も大切です。ノートはいつか切り替えが必要になりますが、どれくらいの期間使うかによってページ数も変わります。

1年は使いたいというのであれば、あまり薄いノートでは心もとないです。自分の使い方でノートを選びましょう。気に入ったデザインのノートを選ぶことで、メモをとる意欲が湧くこともあります。形から入ることも時には大切です。ただし、あくまでも仕事のノートなので、ビジネス向けのデザインを頭にいれて選びましょう。

自由度の高いノートもあります。例えば、メモを分類わけしやすいように区切りがあったり、元々付箋が後ろについていたり、右側だけ簡単に切り取れる仕様になっているノートもあります。文具店を覗いて、自分に合ったノートを探してみて下さい!

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仕事ノートのまとめ方を覚えて仕事が出来る人になろう

仕事ノートのまとめ方や書き方をご紹介しましたが、どれもすぐに試すことのできる簡単な内容だったのではないでしょうか?仕事のできる人はノートの使い方が上手です。これは、自分が仕事をする際に必要な情報を見やすくノートにとっているからではないでしょうか?

仕事ノートはまとめることがゴールではありません。仕事ノートを有効活用することで、仕事が出来る人になれるのです。こちらでご紹介したアイデアをもとに、自分が使いやすくなる仕事ノートをつくってみて下さいね!

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2021-01-26 時点

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